Techninis pasiūlymas IT viešajam pirkimui: kaip jį parengti ir pateikti CVP IS

Techninis IT viešojo pirkimo pasiūlymas – dokumentas, kuriuo reikalavimą po reikalavimo įrodote, kad galite sukurti tai, ką perkančioji organizacija aprašė techninėje specifikacijoje. CVP IS jis pirmiausia tikrinamas dėl atitikties, o jei laimėtojas renkamas pagal kainos ir kokybės santykį, vertinama ir kokybė. Gerą techninį pasiūlymą sudaro penkios dalys: atitikties lentelė, architektūra, įgyvendinimo planas, pagrįsta sąmata ir rizikų registras.

Šiame straipsnyje aprašome, kaip šį dokumentą struktūruojame patys, kai rengiame techninę pasiūlymo dalį, ir ką viešųjų pirkimų taisyklės reiškia kiekvienai daliai.

Kaip vertinamas IT viešojo pirkimo pasiūlymas

IT pasiūlymas vertinamas dviem etapais. Pirmiausia perkančioji organizacija tikrina, ar pasiūlymas atitinka visus privalomus pirkimo dokumentų ir techninės specifikacijos reikalavimus. Jei neatitinka bent vieno privalomo reikalavimo, pasiūlymas nepriimtinas. Tada priimtini pasiūlymai rikiuojami pagal iš anksto paskelbtus vertinimo kriterijus.

Techninė specifikacija – pirkimo dokumentų dalis, kurioje aprašyta, kas perkama: funkcijos, standartai, našumas ir apribojimai.

Ekonomiškai naudingiausias pasiūlymas – pagal paskelbtus kriterijus laimintis pasiūlymas. Pagal Viešųjų pirkimų įstatymą ir Direktyvą 2014/24/ES jis nustatomas pagal kainą, sąnaudas arba kainos ar sąnaudų ir kokybės santykį. Kokybės kriterijai gali apimti techninius privalumus ir sutarčiai vykdyti paskirtų darbuotojų organizavimą, kvalifikaciją bei patirtį.

VPT pasiūlymų vertinimo gairėse perkančiosios organizacijos įspėjamos neišrinkti laimėtojo, kad tik vėliau paaiškėtų, jog pasiūlymas neatitinka specifikacijos arba jame yra skaičiavimo klaidų. Praktiškai tai reiškia, kad techninę dalį vertintojai skaito atidžiai. Rašykite ją kruopščiam skaitytojui, kuris tikrina pagal kontrolinį sąrašą.

CVP IS: kas pasikeitė tiekėjams

CVP IS – Centrinė viešųjų pirkimų informacinė sistema, kurioje Lietuvos perkančiosios organizacijos skelbia pirkimus, o tiekėjai teikia pasiūlymus. Nuo 2024 m. gruodžio 1 d. visi pirkimai perkelti į naują CVP IS versiją. VPT nurodo, kad norėdami dalyvauti pirkimuose tiekėjai privalo joje užsiregistruoti.

Pasiūlymą rengiančiai komandai tai reiškia:

• Įmonę ir naudotojus, kurie rengs ir teiks pasiūlymus, užregistruokite gerokai prieš terminą ir patikrinkite, kas turi teisę pasiūlymą pateikti.
• Perskaitykite konkretaus pirkimo nurodymus: kokie failų formatai, kaip pasirašyti ir ar dalis pasiūlymo (pavyzdžiui, kaina) teikiama atskirai ar užšifruota.
• Klausimus dėl specifikacijos siųskite pirkimo dokumentuose nurodytu būdu ir iki nurodyto termino. Paaiškinimai skelbiami visiems tiekėjams.
• Įkelkite galutinę versiją. Pasibaigus terminui, pasiūlymo esmės pakeisti nebegalima.

VPT skelbia instrukcijas tiekėjams ir nuolat atnaujinamus DUK apie naują sistemą. Susipažinkite su jais prieš teikdami pirmą pasiūlymą, o ne paskutinį vakarą.

Penkios stipraus techninio pasiūlymo dalys

Stiprus techninis pasiūlymas atsako į specifikaciją jos pačios tvarka ir pateikia įrodymus, kurių vertintojams reikia kokybei įvertinti. Mes naudojame penkias dalis. Jų eiliškumas turi atitikti pirkimo dokumentų reikalavimus; jei dokumentuose nieko nenurodyta, pradėkite nuo atitikties, nes ji tikrinama pirmiausia.

1. Atitikties lentelė pagal kiekvieną reikalavimą

Atitikties lentelėje surašomas kiekvienas techninės specifikacijos reikalavimas, išlaikant specifikacijos numeraciją, su jūsų atsakymu ir nuoroda, kur rasti detales. Tai naudingiausias IT pasiūlymo puslapis: vertintojas gali pereiti visą specifikaciją nieko neieškodamas.

Stulpeliai: reikalavimo Nr., reikalavimo tekstas (cituojamas, ne perpasakojamas), atitiktis (atitinka / atitinka lygiaverčiu būdu / iš dalies), kaip reikalavimas įgyvendinamas (vienu–dviem sakiniais) ir nuoroda į skyrių ar priedą. Lygiaverčius atsakymus pažymėkite aiškiai. Kai specifikacijoje nurodytas produktas ar standartas, taisyklės leidžia siūlyti lygiavertį, bet lygiavertiškumą pasiūlyme turite įrodyti patys – nepalikite to spręsti vertintojui.

Lentelę sudarykite pirmiausia. Ji tampa viso dokumento rodykle ir parodo spragas, kol dar spėjate užduoti klausimą perkančiajai organizacijai.

2. Architektūra, atsakanti į specifikaciją

Architektūros skyriuje aprašoma, kaip sukurta siūloma sistema ir kaip ji dera su organizacijos aplinka: komponentai, duomenų srautai, integracijos, talpinimas, saugumas, atsarginės kopijos ir atkūrimas. Rašykite pagal specifikaciją. Jei reikalaujama integracijos su valstybės registru, bendro prisijungimo ar duomenų laikymo ES, įvardykite kiekvieną reikalavimą ir parodykite, kur jis atsispindi schemoje.

Viena schema su trumpu kiekvieno komponento paaiškinimu vertesnė už puslapius bendro teksto. Įvardykite taikomus standartus ir nurodykite, kas pabaigoje priklausys organizacijai: išeitinis kodas, dokumentacija, prieigos duomenys.

3. Įgyvendinimo planas su priėmimu

Įgyvendinimo plane nurodomi etapai, kontroliniai taškai, ką perkančioji organizacija turi pateikti kiekviename žingsnyje ir kaip priimamas kiekvienas rezultatas. Vertintojai ieško priklausomybių: duomenų, kurių jums reikės iš jų, aplinkų, sprendimų, kuriuos gali priimti tik jie. Įvardykite jas. Planas, pagal kurį viskas gaunama laiku, nėra planas.

Čia aprašykite ir komandą: vaidmenis, už ką kiekvienas atsakingas ir kaip kvalifikacija atitinka pirkimo dokumentų reikalavimus. Jei darbuotojų patirtis yra vertinimo kriterijus, kiekvieną asmenį su juo aiškiai susiekite.

4. Sąmata, kurią galite apginti

Sąmata – pagal rezultatus išskaidyta darbų apimtis, pagrindžianti jūsų kainą. Skaidykite iki tokio lygio, kad kiekvieną eilutę galėtumėte paaiškinti: modulis, integracija, duomenų perkėlimas, testavimas, dokumentacija, mokymai, garantinė priežiūra. Išskaidymas turi sutapti su įgyvendinimo planu ir atitikties lentele.

Tai svarbu dėl dviejų priežasčių. Pirma, patikslinimo klausimai dažnai liečia būtent sąmatą. Antra, jei kaina atrodo neįprastai maža, ES ir Lietuvos taisyklės įpareigoja perkančiąją organizaciją, prieš atmetant pasiūlymą, paprašyti tiekėjo kainą pagrįsti. Išsami sąmata ir yra tas pagrindimas, jau parašytas.

5. Rizikų registras su atsakingais asmenimis

Rizikų registras – lentelė, kurioje nurodoma, kas gali atidėti ar pakenkti įgyvendinimui, kokia kiekvienos rizikos tikimybė ir poveikis, kas už ją atsakingas ir ką darysite. Tipinės IT pirkimų rizikos: vėluojanti prieiga prie senos sistemos duomenų, neaiški atsakomybė už integracijas, perkančiosios organizacijos reikalavimų pokyčiai įgyvendinimo metu, ilgai trunkančios saugumo patikros, darbuotojų užimtumas.

Registras turi būti apie konkretų pirkimą. Vertintojai atskiria jų projektui parašytą registrą nuo to, kuris kopijuojamas iš konkurso į konkursą.

Patikra prieš įkeliant į CVP IS

Prieš pateikdami pasiūlymą, paskutinį kartą palyginkite jį su specifikacija. Mūsų sąrašas:

1. Kiekvienas specifikacijos reikalavimo numeris yra atitikties lentelėje.
2. Prie kiekvieno lygiaverčio atsakymo pridėtas arba nurodytas įrodymas.
3. Sąmatos suma sutampa su kaina kainos formoje.
4. Vardai, vaidmenys ir CV atitinka pirkimo dokumentuose komandai keliamus reikalavimus.
5. Pateikti visi prašomi dokumentai, reikiamu formatu ir pasirašyti taip, kaip nurodyta.
6. Perkančiosios organizacijos paskelbti paaiškinimai atsispindi pasiūlyme.
7. Pasiūlymą pagal specifikaciją perskaitė žmogus, kuris jo nerašė.

Kaip padedame ir kam skirtas Tendris

Rengiame techninę IT pasiūlymų dalį – atitikties lentelę, architektūrą, įgyvendinimo planą, sąmatą ir rizikų registrą – lietuvių arba anglų kalba. Kaina – nuo 1 200 €; fiksuotą kainą sutariame raštu prieš pradedant darbą.

Taip pat kuriame ir prižiūrime Tendris – savo viešųjų pirkimų analitikos produktą. Tendris stebi Lietuvos viešuosius pirkimus, siunčia pranešimus ir dirbtinio intelekto (DI) pagalba analizuoja pirkimo dokumentus, kad komanda anksčiau nuspręstų, kuriuose konkursuose verta dalyvauti.

• Paslauga: RFP ir viešųjų pirkimų pasiūlymai
• Ką kuriame šioje srityje: konkursų pasiūlymai ir sąmatos ir viešojo sektoriaus platformos
• Visos kainos: kainos
• Turite atvirą pirkimą? Užsisakykite nemokamą 30 min. pokalbį ir pasiimkite techninę specifikaciją.