Bendrijos valdymo sistema: butų sąskaitos turi sutapti su namo
Kaip sukūrėme Statum – bendrijos valdymo sistemą, kurioje kiekvienas savininkas savo sąskaitą gali eilutė po eilutės sutikrinti su namo sąskaita.
AFKzona Group · 6 min. skaitymo
- Trumpas atsakymas
- Namo išlaidos gaunamos viena sąskaita, o išrašyti jas reikia kiekvienam butui atskirai
- Kiekvieno buto dalis – eilutė, kuri pati save paaiškina
- Butų sąskaitų suma turi sutapti su namo sąskaita, o skirtumas išsaugomas
- Priežastis šalia skaičiaus supaprastino visa kita
- Bendrijos valdymo sistemai įvertinti užtenka penkių klausimų
- Ką galima pritaikyti ir kitur
- Klausimai
Trumpas atsakymas
- Statum suteikia Lietuvos bendrijai ar jos administratoriui vieną darbo aplinką mokesčiams, skaitikliams, mokėjimams, fondams ir balsavimams, o savininkams ir rangovams – atskirus portalus.
- Skirtumas tarp įvadinio namo skaitiklio ir butų skaitiklių įkainojamas pagal tarifą ir paskirstomas pagal taisyklę, kurią namas nustato kiekvienai paslaugai: pagal plotą, gyventojų skaičių, po lygiai arba pagal suvartojimą.
- Kiekvieno buto suma saugoma kartu su suvartojimu, tarifu, paskirstymo būdu ir pagrindu, o kiekvienam atsiskaitymo laikotarpiui išsaugoma namo sąskaitos suma, paskirstyta suma ir skirtumas.
- Komunalinių paslaugų mokesčiai išrašomi iš apskaičiuoto laikotarpio, mėnesio įmokos – iš peržiūrėto mokesčių paketo, o kiekviena permoka tampa buto kreditiniu likučiu.
Daugiabutis gauna vieną sąskaitą už vandenį, o kiekvienas butų savininkas – savo. Tarp jų lieka skaičius, kurio niekas nemėgsta: skirtumas tarp įvadinio namo skaitiklio ir butų skaitiklių sumos, kurį sudaro nuotėkiai, bendrojo naudojimo čiaupai, pavėluoti rodmenys ir netiksliai skaičiuojantys skaitikliai.
Statum – sistema, kurią sukūrėme šiam skirtumui suvaldyti; ja naudojasi daugiabučio namo savininkų bendrija arba namo administratorius. Sistema veikia vienoje platformoje su mūsų nuomos, komercinio turto ir plėtros produktais: iš viso 216 puslapių, 955 API galiniai taškai ir 223 duomenų bazės lentelės.
Šioje atvejo analizėje aprašome taisyklę, kuria remiasi visa sistema: butų sąskaitų suma turi sutapti su namo sąskaita, o kiekvieno buto dalį turi būti įmanoma paaiškinti.
Namo išlaidos gaunamos viena sąskaita, o išrašyti jas reikia kiekvienam butui atskirai
Didžioji dalis bendrijos finansinio darbo – dalyba. Šildymas, vanduo, valymas, stogo remontas ir kaupiamasis fondas ateina kaip viena suma visam namui, ir ją reikia padalyti butams. Numatytąją tvarką nustato įstatymas: savininkai bendrosios nuosavybės išlaikymo išlaidas apmoka proporcingai savo daliai, o dalis priklauso nuo naudingojo ploto.
Padalyti nesunku, paaiškinti – sunku. Savininkas, ginčijantis vandens eilutę savo sąskaitoje, nori matyti savo rodmenį, tarifą ir priežastį, kodėl jis moka už dalį nuotėkio rūsyje. Skaičiuoklė sumą suskaičiuos, bet priežasčių šalia jos dažniausiai neišsaugos.
Kiekvieno buto dalis – eilutė, kuri pati save paaiškina
Kiekvieno atsiskaitymo laikotarpio būsena Statum sistemoje keičiasi nuo „atidarytas“ (kol įvedami rodmenys) iki „apskaičiuotas“, o sugeneravus mokesčius – „išrašytas“. Skaičiuojant laikotarpį, kiekvienos paslaugos įvadinio ir butų skaitiklių suvartojimas įkainojamas pagal tarifą, o kiekvienam butui įrašoma eilutė, iš kurios matyti, kaip gauta jo suma.
Buto suvartojimas – naujas rodmuo atėmus ankstesnįjį, padaugintas iš skaitiklio daugiklio, ir jis niekada nebūna neigiamas: jei rodmuo mažesnis nei praėjusį mėnesį, suvartojimas laikomas nuliu, o ne grąžinimu.
Svarbiausia dalis – skirtumas. Įvadinio skaitiklio suvartojimas, atėmus butų skaitiklių sumą, įkainojamas tuo pačiu tarifu ir paskirstomas pagal taisyklę, kurią kiekvienas namas nustato kiekvienai paslaugai: pagal plotą (kaip numato įstatymas), pagal gyventojų skaičių, po lygiai kiekvienam butui arba proporcingai suvartojimui. Paslaugai be butų skaitiklių Statum pagal pasirinktą taisyklę padalija visą namo sąskaitos sumą.
Kiekvieno buto eilutėje saugomas suvartojimas, tarifas, paties buto suvartojimo kaina, skirtumo dalis, paskirstymo būdas ir pagrindas, pagal kurį dalyta, pavyzdžiui, buto kvadratiniai metrai. Ši eilutė ir yra atsakymas savininkui, kuris klausia „kodėl?“.
Tuo pačiu principu veikia visas finansų modulis. Mėnesio įmokos rengiamos kaip mokesčių skaičiavimo paketas: kiekvieno buto suma – pagal plotą, po lygiai ar įvesta ranka – pirmiausia išsaugoma kaip peržiūra. Administratorius gali ją pakoreguoti atskiriems butams ir tik tada išrašyti. Rangovo sąskaita pagal plotą arba po lygiai padalijama į kiekvieno buto mokesčio juodraštį, o įvykių istorijoje įrašoma suma, butų skaičius ir paskirstymo būdas.
Butų sąskaitų suma turi sutapti su namo sąskaita, o skirtumas išsaugomas
Kiekvienam apskaičiuotam laikotarpiui išsaugomos trys sumos: kiek kainavo įvadinio skaitiklio suvartojimas, kiek paskirstyta butams ir koks skirtumas padalytas. Administratorius visas tris mato dar prieš atsirandant bet kokiam mokesčiui, todėl kiekvieną paskirstymą sutikrina tame pačiame ekrane, iš kurio išrašo sąskaitas.
Paskirstymas, kurį gali patikrinti kiekvienas savininkas, yra tvirtas. Statum sistemoje skirtumas tarp skaitiklių turi pavadinimą ir skaičių.
Pinigų taisykles sistema užtikrina pati. Mokesčių negalima sugeneruoti iš dar neapskaičiuoto laikotarpio. Jau išrašyto mokesčių paketo negalima išrašyti antrą kartą. Mokėjimo negalima paskirstyti daugiau, nei jo liko, o permoka lieka buto kreditiniu likučiu. Išmoka, po kurios fondo (pavyzdžiui, renovacijos fondo) likutis taptų neigiamas, atmetama. Balsai skaičiuojami po vieną butui arba po vieną kiekvienam balsavimo teisę turinčiam savininkui – kaip nustato bendrija.
Du atvejai parodo, kodėl išsaugotos sumos svarbios. Kiekvieno buto suma apvalinama iki cento, o Statum šalia saugo namo sąskaitos sumą ir paskirstytą sumą, todėl administratorius abi mato cento tikslumu. Kai butų skaitikliai kartu rodo daugiau nei įvadinis – tai ženklas, kad rodmuo pavėluotas ar įvestas klaidingai, – Statum skirtumą prilygina nuliui, o perviršį rodo kaip paskirstytą sumą, didesnę už namo sąskaitos sumą, todėl administratorius rodmenį ištaiso peržiūros ekrane.
Priežastis šalia skaičiaus supaprastino visa kita
Statum architektūrą nulėmė vienas sprendimas: kiekvieną paskirstymą saugoti kaip įrašą su pradiniais duomenimis, o ne vien rezultatą. Kai kiekvieno buto eilutė turi savo būdą ir pagrindą, savininko portalas, mokesčio aprašymas ir skolų suvestinė naudoja tuos pačius išsaugotus skaičius, ir niekam nereikia paskirstymo perskaičiuoti, kad jį paaiškintų.
Todėl keturi produktai turi vieną bendrą finansų branduolį: nuoma, komercinis turtas ir plėtros projektai naudoja tuos pačius mokesčius, mokėjimus ir kreditinius likučius. Pagal tuos pačius duomenis skolos skirstomos į etapus: po 30 dienų – pradelsta, po 90 – perduota tolesniems veiksmams.
Bendrijos valdymo sistemai įvertinti užtenka penkių klausimų
| Klausimas | Geras atsakymas |
|---|---|
| Kur dingsta skirtumas tarp įvadinio ir butų skaitiklių? | Jis įkainojamas, paskirstomas pagal kiekvienai paslaugai pasirinktą taisyklę ir matomas kiekvieno buto eilutėje. |
| Ar savininkas mato, kodėl jo suma būtent tokia? | Kiekvienoje eilutėje nurodytas suvartojimas, tarifas, savo suvartojimo kaina ir skirtumo dalis, o šalia saugomi paskirstymo būdas ir pagrindas, pavyzdžiui, plotas. |
| Ar butų sumos sutampa su namo sąskaita? | Namo sąskaitos suma, paskirstyta suma ir skirtumas išsaugomi kiekvienam laikotarpiui ir parodomi prieš išrašant. |
| Ar galima peržiūrėti mėnesio mokesčius, kol jie dar neišrašyti? | Kiekvieno buto sumą galima peržiūrėti, pakeisti ar išbraukti ir tik tada išrašyti – vieną kartą. |
| Kas nutinka permokai? | Ji lieka buto kreditiniu likučiu, o ne nepaaiškinamu pertekliumi. |
Ką galima pritaikyti ir kitur
Ta pati problema kyla visur, kur dalijamos bendros išlaidos: paslaugų mokesčiai biurų pastate, energija tarp nuomininkų, debesijos išlaidos tarp komandų. Užduotis ta pati – laikyti pradinius duomenis šalia rezultato, kad mokantysis galėtų paskirstymą suprasti, o išrašantysis – jį sutikrinti.
Jei apvalinimo skirtumas ar skaitiklių nesutapimas jus sugėdintų prieš mokančius žmones, jam vieta duomenų modelyje, o ne skaičiuoklėje šalia.
Kaip kuriame tokias sistemas, rasite skiltyje apie nekilnojamojo turto valdymo sistemas ir Statum ekranuose. Jei vadovaujate bendrijai ir norite pamatyti sistemą su demonstraciniais duomenimis, užsisakykite pokalbį.
Dažni klausimai
Kaip komunaliniai mokesčiai paskirstomi daugiabučio butams?
Butai, turintys savo skaitiklius, moka už išmatuotą suvartojimą pagal tarifą. Tai, ką įvadinis skaitiklis parodo virš butų skaitiklių sumos, paskirstoma pagal taisyklę: pagal plotą, pagal gyventojų skaičių, po lygiai kiekvienam butui arba proporcingai suvartojimui. Paslaugai be butų skaitiklių Statum pagal pasirinktą taisyklę padalija visą namo sąskaitos sumą. Kiekvienoje buto eilutėje Statum saugo paskirstymo būdą ir pagrindą.
Kas daroma su skirtumu tarp įvadinio ir butų skaitiklių?
Skirtumą tarp įvadinio skaitiklio ir butų skaitiklių sumos sudaro nuotėkiai, bendrojo naudojimo čiaupai, pavėluoti rodmenys ir netiksliai skaičiuojantys skaitikliai. Statum šį skirtumą įkainoja tuo pačiu tarifu ir paskirsto pagal namo tai paslaugai pasirinktą taisyklę: pagal plotą, gyventojų skaičių, po lygiai arba pagal suvartojimą. Kiekvienam laikotarpiui skirtumas saugomas kaip atskiras skaičius, todėl jį galima patikrinti.
Ką turėtų apimti bendrijos valdymo sistema?
Mažiausiai: namus ir butus su plotais, savininkus ir gyventojus, periodinius ir vienkartinius mokesčius, skaitiklių rodmenis ir komunalinių paslaugų paskirstymą, mokėjimus ir skolas, fondus (pavyzdžiui, kaupiamąjį renovacijos fondą), rangovų darbus ir sąskaitas, balsavimus ir portalą, kuriame savininkas mato savo mokesčius. Svarbiausias patikrinimas – ar savininkas mato, kodėl kiekviena suma jo sąskaitoje būtent tokia.
Kaip rangovo sąskaitą padalyti butų savininkams?
Rangovo sąskaitą užregistruokite namui ir padalykite butams pagal plotą arba po lygiai. Statum kiekvienam butui sukuria mokesčio juodraštį, o įvykių istorijoje įrašoma suma, butų skaičius ir paskirstymo būdas.
Ar butų savininkai gali matyti savo mokesčius internetu?
Taip. Statum turi portalą butų savininkams: kiekvienas mato savo butą, mokesčius ir jų apmokėjimo būseną, dokumentus, pranešimus, balsavimus ir užregistruotus gedimus. Portale rodomi tie patys mokesčiai, su kuriais dirba administratorius, o komunalinių paslaugų mokesčio aprašyme nurodyta kiekviena paslauga ir jos suma. Administratoriaus aplinkoje matyti kiekvieno buto suvartojimas, tarifas, savo suvartojimo kaina ir skirtumo dalis, o paskirstymo būdas ir pagrindas saugomi kartu su kiekviena eilute.